幼儿园档案管理制度

　　转眼又到了学期末，不知道你是否已经开始忙碌地收拾整理一年的档案资料了，

幼儿园档案管理制度

　　序曲——教学档案的形成

　　一般的幼儿园没有专职的档案管理员.基本达不到档案资料“即时收集,及时规整”的工作要求,大部分幼儿园只能利用寒假或者暑假时间进行集中整理归档。针对这种情况,如何保证档案资料的规范化、完整性,就要帮助教师在前期的资料形成中具备档案资料的价值意识。

　　我分析了在档案资料形成中常见的几个问题:

　　问题一:同一类别的教学档案字体字号大小不一,会影响档案的整洁和美观。

　　问题二:在教学档案收集过程中,时间缓慢环节拖沓,会影响档案规整的进程。

　　问题三:各部门对于教学档案上交内容不清、职责不明,会影响档案内容的完整性。

　　基于以上的问题,在实践中可以通过前期的告示和要求,感受档案资料带来的价值和魅力,就如乐曲中的序曲。

　　(一)统一设置文档格式

　　幼儿园同一个主题的开展有不同的年龄段要求,同一个部门有各种不同的活动开展要求,要求完成的各种书面资料繁多复杂,要想大家既考虑节约又考虑所有资料的规范有点困难。这就需要从档案整理的角度思考,给大家有一个规范设置的意识,提供统一的格式要求。首先可以利用集体会议的时间向大家简单介绍文档的设置要求和目的;其次,可以给每位老师送上一张格式设置温馨提示,我给每位老师这样一张纸条:

　　格式设置温馨提示

　　页面规范,标点准确。(页面要求上下各2厘米,左2.5厘米,右2厘米,两页或以上要设置页码。正文用小四宋体,段落磅值21,标题为三号华文中宋外,一号标题黑体,二号标题楷体。标题分类依次为一、(一) 1. (1)

　　——参评论文有要求的除外第三,有些资料需要表格记录的我们可以统一设置表格格式;最后,要督查老师文档格式设置是否按照要求,对于没有执行的老师要及时沟通。这样做后,幼儿园各类教学资料都有了一个统一规范的格式要求。

　　(二)明确资料收集流程

　　由于是利用假期对资料进行集中收集整理,要想全面地收集所有的资料,按照归档要求进行整理,需要把各部门、班组、个人的相关资料全部收集才能进行,任何一个班组资料的收集不完整都有可能造成教学档案内容的不完整,制定档案资料收集的流程可以很好地解决这个问题。具体可以这样操作:

　　1.教学负责人要用表格记录的方式梳理每一学期的计划总结、主题活动开展、常规工作、比赛活动、重大活动等内容,针对年级组、班组等不同的部门确定资料上交负责人,把表格发到年级组、班组负责人手中:

　　2.年级组、班组根据下发的资料内容在指定的时间统一上交:

　　3.由兼职档案员根据表格内容对每份资料进行核对;

　　4.由档案小组根据教学档案的归档范围进行分类整理,留下具有档案价值的资料。

　　至此,教学档案的资料基本形成,收集的资料已具有全面性和完整性。

　　主旋律——教学档案的整理

　　教学档案按照简化方式进行装盒编件,如何装盒编件也有学问。既要体现简化后的简约,又要充分考虑简化后利用的价值。

　　(一)同一活动资料要集中

　　“六一”节、国庆节、园庆纪念日、元旦等节日主题活动,春游、秋游、参观军营、参观邮局、参观气象局等社会实践活动,我们把同一主题活动不同年龄段的资料进行归档,把同一活动不同年龄段的管理要点进行归档,把同一活动开展的不同环节内容进行归档。例如:在“迎元旦感恩活动"主题中,我们把家长参与感恩活动的邀请函、现场活动的议程、参与嘉宾的发言稿、不同年龄段的主题活动方案、具,本的操作流程等等与主题活动有关的、有档案价值的资料集中起来;在园家委会活动中,把家委会成员详细资料、一学年历次活动的记录、家委会主席的发言稿、议题以及解决的问题集中起来，

资料共享平台

　　(二)同一类型资料要集中

　　在资料整理装盒的过程中,我们可以按照日常保教、教育科研、家长学校这样的大类别进行分类。把日常保教的相关资料集中装盒,把教育科研相关资料集中装盒,把家长学校工作资料集中装盒;在教育科研这个类别中可以分成获奖论文证书、优秀教案、公开课教学、课题研究资料等,按照教学档案的归档要求分成永久、长期、短期,根据盒装量进行分别组合装盒;在日常保教这个部分可以按照各岗位常规管理要求、主题活动开展、培训活动、实践活动等,按照教学档案的归档要求分成永久、长期、短期,根据盒装量进行分别组合装盒:家长学校工作也如此分类。

　　(三)科学合理装盒组件

　　在教学档案组件的时候,原则上是独立的一个活动、一个内容、一个方案等按照“1”的标准进行编件,考虑这样做有部分档案可能在利用的时侯会存在零散现象,我们从幼儿园档案的利用角度考虑对以下几种情况进行组合编件:有计划有总结的,把同一部门同一活动计划总结编成一件;同一主题活动把同年龄段的活动方案编成一件;有论文有证书的,把同一证书和论文编成一件;同一环节的不同年龄段的管理要点可以编成一件;同一环节不同的指导要点可以编成一件等等。

　　(四)按照时间顺序进行编件

　　按照教学档案归档要求划分成永久、长期和短期三大期限,在每一期限档案中,根据同一类别、同一活动、组件情况及归档年度中的先后顺序进行排列编件,填写每一件件号和页码。

　　教学档案的整理可以帮助管理者梳理一学年的教学管理历程和经验,弥补管理中的一些失误,理顺主题活动的开展脉络,感受团队教学水平的提高;教学档案的整理可以帮助年级组和班级老师回顾一学年的工作内容、活动开展和成果得失,得到经验上的总结和提升。

　　尾奏——教学档案的开发利用

　　教学档案最大价值就是它的历史发展价值和利用价值,给教学、科研的后续研究提供前期准备,教学档案的完整给老师们活动开展、业务研究提供优化的基础和依据,它就如音乐的尾奏给我们留下的是无穷的享受和回味。在教学档案的利用中,老师们通过案例记录表达了档案带来的价值。

　　案例一:教学档案是教师业务提高的资料库

　　新学期开始,各位年级组长共同商讨,在本学期的年级组学习时要加强老师特别是新教师业务方面的学习力度。大家都在思考,用什么方式、找什么资料来给老师学习呢。於芳老师一下子就想到把以往优秀的教学活动从教学档案中调用来分析共享,在原来研究的基础上继续深入。

　　在兼职档案员的帮助下,五个年级组长查阅了教学档案,认真翻阅并挑选出各学科优秀教案,分年龄段分学科汇总成优秀教案集。

　　在年级组学习时,组长每次安排十五分钟时间学习讨论一个优秀教案。

　　这个持续开展的学习活动,对提高老师的业务水平发挥了很重要的作用。

　　案例二:教学档案是课题研究的好帮手

　　戴海燕老师在2009年申报了江阴市个人研究课题《与老龄家长情感沟通的几条途径》,市级研究课题要求比较高,需要积累丰富的过程研究资料。为了把这个课题开展得深入有效,戴海燕老师在课题设计时就到档案室查阅资料,如原来开展的家教沙龙内容、以往与老龄家长沟通时存在的问题等,为课题方案的制订提供了依据。在课题研究过程中,戴海燕老师又多次来档案室借阅资料,并从档案资料中获取了很多有用的资料,为她的课题开展和调整提供了参考和提示。在2010年,戴海燕老师的研究课题通过了审核,顺利结题。她说:档案资料帮了大忙,真是课题研究的好帮手。

　　在教学档案管理中鼓励老师利用好档案,一方面要及时给予老师们借阅服务,另一方面要及时收集老师们利用档案后的感受,丰富档案利用的内涵,凸显档案利用的价值。

　　在教学档案的管理中,我能感受到幼儿园承载的社会责任和发展潜力,我能触摸到老师们心灵深处对幼教这份事业的热爱,我能体会到科学管理给幼儿园带来的高品质影响,我也能领会到档案浓缩着幼儿园的发展历史,具有厚重的历史价值。