选择会议场所的基本步骤

选择会议场所的基本步骤

会议的成败，场地的选择相当重要，应如何选择适当的会议场地，以下6个基本步骤都需考虑进去：

1．确定会议目的。

2．确定会议形态。

3．决定实质上的需求。

4．考虑与会者的期望。

5．选择何种会议地点与设备。

6．评估选择的正确性。

针对这6个步骤，兹将有关内容说明如下。

确定会议目的

大部分会议的目的是教育、学术交流、商业讨论、专业提高或社交联谊等多重目的'；少数活动是单一目的。例如一般社团年会多半集合教育、学术交流、商业及休闲活动。而一般企业界会议的特色是激励性的研讨会结合休闲活动，如高尔夫球赛等。每一种会议有其特定理由、目的与期望，因此在考虑场地前要先了解清楚。

选择会议场地的工作清单(checklist)

先列好工作清单，知道你在选择场地时需要注意哪些事项，如此更能帮助你正确选择适当的开会场地。

地区

1．费用(成本)与便利性。

2．是否邻近机场。

3．轿车或出租车是否足够。

4．充足的停车空间。

5．如果需要，接送交通工具是否充足，费用情况。

环境

1．当地有何观光点。

2．购物。

3．休闲活动。

4．天候状况。

5．环境是否良好。

6．餐厅。

7．当地治安是否良好。

8．社区经济状况。

9．当地给予外界的评价、过去会议举行情况。

10．当地会议局或观光旅游局支持与服务情况。

11．会议周边供应厂商的经验、设备是否足够，如视听器材公司、展览公司、事务机器公司与安全方面。

设备

1．警卫人员与服务人员是否友好、做事效率如何。

2．大厅(lobby)是否整洁，吸引人。

3．报到处是否容易找到：

(1)是否有足够房间供工作人员使用。

(2)是否足以处理check-in/check-out的高峰时段。

(3)接待处的人力是否足够。

4．当人数众多时是否有足够的电梯设备。

5．询问处是否全天候有人值班。

6．立即回复有关电话询问，尽速转送留言。

7．对客人的服务：

(1)药局。

(2)礼品店。

(3)柜台服务。

(4)保险箱。

8．舒适、整洁的饭店住房：

(1)家具是否完好。

(2)现代化冲浴设备。

(3)充足光线。

(4)足够的衣橱空间与衣架。