会计凭证装订方法简介

时间:2013-06-01 06:31:16
染雾
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装订就是将一札一札的会计凭证装订成册,从而方便保管和利用。装订之前,要设计一下,看一个月的记账凭证究竟订成几册为好。每册的厚薄应基本保持一致,不能把几张应属一份记账凭证附件的原始凭证拆开装订在两册之中,要做到既美观大方又便于翻阅。

一本凭证,厚度一般以1.5~2.5厘米为宜,绝不要超过3.0厘米。过薄,不利于侧立放置;过厚,不便于翻阅。

凭证装订的各册,一般以月份为单位,每月订成一册或若干册。凭证少的单位,可以将若干个月份的凭证合并订成一册,在封皮注明本册所含的凭证月份。

一、 会计凭证装订前的准备

1、 会计凭证装订前的准备:

会计凭证装订前的准备,是指对会计凭证进行排序、粘贴和折叠。因为原始凭证的纸张面积与记账凭证的纸张面积不可能全部一样,有时前者大于后者,有时前者小于后者,这就需要会计人员在制作会计凭证时对原始凭证加以适当整理(方法折叠、裁剪等,整理应以左、上边整齐为首要标准),以便下一步装订成册。

对于纸张面积大于记账凭证的原始凭证,可按记账凭证的面积尺寸,先自下向上,再自右向前两次折叠。注意应把凭证的左上角或左侧面让出来,以便装订后,还可以展开查阅(细节:折纸宽度为比凭证小1~2mm;左角回执三角的边与原折纸对齐或略小1~2mm)。

对于纸张面积过小的原始凭证,一般不能直接装订,可先按一定次序和类别排列,再粘在一张同记账凭证大小相同的白纸上,粘贴时以胶水为宜。小票应分张均匀排列,同类同金额的单据尽量粘在一起,同时,在一旁注明张数和合计金额。如果是板状票证(如火车票),可以将票面票底轻轻撕开,厚纸板弃之不用。

对于纸张面积略小于记账凭证的原始凭证,可以用回形针或大头针别在记账凭证后面,待装订凭证时,抽去回形针或大头针。

由于原始凭证往往大于记账凭证,从而折叠过多,这样一本凭证就显得中间厚,装订线的位置薄,订出的一本凭证像条鱼一样。这时可以用稍厚些的硬板纸或一些纸折成许多三角形(细节:三角形直角边长5.5~5.8厘米),均匀地垫在装订线的位置(注意不要垫在一处)。这样的装订出来的凭证就显得整齐了。

有的原始凭证不仅面积大,而且数量多,可以单独装订,如工资单、耗料单。但在记账凭证上应注明保管地点和另册装订的编号索引。

会计凭证经过上述的加工整理之后,就可以装订了。

2、 会计凭证的装订:

会计凭证的装订是指把定期整理完毕的会计凭证按照编号顺序,外加封面、封底,装订成册,并在装订线上加贴封签。

在封面上,应写明单位名称、年度、月份、记账凭证的种类、起讫日期、起讫号数,以及记账凭证和原始凭证的张数,并在封签处加盖会计主管的骑缝图章。

如果采用单式记账凭证,在整理装订凭证时,必须保持会计分录的完整。为此,应按凭证号码顺序还原装订成册,不得按科目归类装订。

对各种重要的原始单据,以及各种需要随时查阅和退回的单据,应另编目录,单独登记保管,并在有关的记账凭证和原始凭证上相互注明日期和编号。

汇总装订后的会计凭证封面签章等格式内容应填写齐全,为保证格式和美观,建议使用号码印盖章的方式。

在封面上编好卷号,按编号顺序入柜(以凭证上边向下,左边向外放置,侧脊上面写上“年、月、第几册共几册”的字样也应以此方向书写),并要在显露处标明凭证种类编号,以便于调阅。

二、会计凭证的装订方法介绍

1、二孔

角订法:

(1)将凭证封皮和封底裁开,分别附在凭证前面和后面,再拿一张质地相同的纸放在封皮上角,做护角纸。

(2)在凭证的左上角画一边长为5厘米(一般为凭证宽度的2/5)的等腰三角形(一般包角纸的长度为凭证封面的3/5,具体长度以包角后能盖住装订线,且凭证背面包角纸成完整的近似正方形为准;高度至少与凭证封面相等),用夹子夹住,用装订机在底线上分布均匀地打两个眼儿(孔的位置离凭证邻边距离1.5厘米左右)。

(3)用大针引线绳穿过两个眼儿,如果没有针,可以将回形别针顺直,然后两端折向同一个方向,折向时将线绳夹紧,即可把线引过来,因为一般装订机打出的眼儿是可以穿过的。

(4)在凭证的正面打结,结的位置应靠近一孔,以便将结塞进孔中,保证封面平整。线绳最好把凭证两端也系上。

(5)将护角向左上侧面折,并将一侧剪开(注意包侧边的部分)至凭证的左上角,然后抹上胶水。

(6)向上折叠,将侧面和背面的线绳扣包住。以上参见下图。

(7)待晾干后,在凭证本的侧脊上面写上“年、月、第几册共几册”的字样(建议使用号码印)。装订人在装订线封签处签名或者盖章。现金凭证、银行凭证和转账凭证最好依次顺序编号,一个月从头编一次序号,如果单位的凭证少,可以全年顺序编号。

目前,有的账簿商店有一种传票盒,将装订好的凭证装入盒中码放保管,显得整齐。

(细节:串线的顺序1、从正面上孔向下,线头留长为能接近左侧边,2、从正面上侧边绕过后再入上孔,3、从背面串入小孔往上引出,4、绕过左侧边后再从下孔往正面引线,5、打结,结位置为上空边缘;剪连针线,留长0.5~1厘米,6、将线头分别塞入相邻两孔,短线头塞入上孔,长线头塞入下孔。)

2、三针引线法:

(1)在左上角部位打上三个针眼,实行三眼一线打结。

(2)凭证外面要加封面,封面纸用尚好的牛皮纸印制,封面规格略大于所附记账凭证;

(3)装订凭证厚度一般2厘米,方可保证装订牢固,美观大方。

三、注意事项

要将科目汇总表装订进去,这样便于不查看账本就能快速查找某笔凭证

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